Politika ochrany osobních údajů spol. Grupa Topex Sp. z o.o. Sp.k.

Následující dokument určuje způsob zpracování osobních údajů ve společnosti Grupa Topex Sp. z o.o. Sp. k.

Správcem osobních údajů je společnost Grupa Topex Sp. z o.o. Sp.k. se sídlem ve Varšavě, ul. Pograniczna 2/4, 02-285 Warszawa.

Naše společnost zavedla příslušné postupy a technická řešení v souladu s přepisy platnými v Evropské unii a Polské republice týkajícími se ochrany osobních údajů. Účelem uplatňovaných bezpečnostních postupů a také technických a fyzických omezení je zabezpečit námi zpracovávané osobní údaje proti přístupu neoprávněných osob, jejich ztrátě, úpravě, neoprávněnému sdílení.

 

Právní základy zpracování osobních údajů.

Osobní údaje zpracováváme, protože:

- jsou pro nás nezbytné pro splnění právní povinnosti,

- jsou pro nás nezbytné pro účely vyplývající z právně odůvodněných zájmů,

- jsme získali souhlas subjektu údajů.

 

Osobní údaje zákazníků.

Osobní údaje našich zákazníků, podle toho, jak s námi komunikují, podle druhu uzavřené smlouvy a subjektu zahajujícího spolupráci, můžeme zpracovávat v následujícím rozsahu:

- údaje získané od zákazníků: jméno a příjmení, telefonní číslo, e-mailová adresa, adresa bydliště, DIČ, firemní údaje, číslo bankovního účtu.

- automaticky shromažďované údaje: adresa webového protokolu (IP) používaná pro připojení počítače k Internetu, informace o počítači a připojení, jako jsou druh prohlížeče a jeho verze, druhy a verze zásuvných modulů pro prohlížeče, operační systém, soubory cookies, soubory Flash cookies (také známé jako Flash Local Shared Objects), informace o relaci, včetně doby odezvy stránky, chyb při stahování, délky návštěv na některých stránkách, informace o interakcích stránky (jako jsou posouvání, kliknutí a přesunutí ukazatele myši), údaje o zařízení připojujícím se k naši bezdrátové síti a metody prohlížení stránky.

 

Údaje našich zákazníků jsou zpracovávány za účelem:

- Realizace procesu prodeje námi nabízených výrobků,

- Umožnění kontaktu s námi a seznámení se s naší nabídkou,

- Plnění smlouvy dříve uzavřené se zákazníkem,

- Umožnění zákazníkovi využívání naši webové stránky,

- Sledování aktivity na našich webových stránkách pomocí souborů cookies a jiných analytických nástrojů,

- Poskytnutí informace o produktu, v souladu se zájmy a potřebami návštěvníků našich webových stránek s použitím profilování na základě shromážděných údajů zákazníka, včetně souborů cookies a pomocí analytických nástrojů,

- Provádění výzkumů a statistických analýz z hlediska funkčnosti servisu a zlepšení jeho fungování,

- Vymáhání pohledávek, vedení soudních, arbitrážních a mediačních řízení,

- Splnění právních a regulačních požadavků,

- Provádění průzkumu trhu, výzkumu v oblasti spokojenosti zákazníků a kontroly kvality, přímého marketingu a propagace (výhradně na základě získaných souhlasů).

 

Doba zpracování osobních údajů zákazníků je závislá na účelu zpracování a může činit:

- V případě zpracování údajů na základě smlouvy, po dobu jejího trvání a dobu trvání promlčecí lhůty případných nároků.

- V případě vyjádření souhlasu subjektu údajů do doby jeho odvolání.

- Údaje zpracovávané v rámci uplatňování právně odůvodněných zájmů spol. Grupa Topex Sp. z o.o. Sp.k. po dobu jejich trvání.

- V případě zpracování údajů za účelem přímého marketingu do doby vznesení námitky subjektem údajů.

- Údaje zpracovávané v důsledku právních povinností spol. Grupa Topex Sp. z o.o. Sp. k. po dobu vyplývající z příslušných předpisů.

 

Osobní údaje dodavatelů.

Pro správné fungování naši společnosti, při každodenním provozu nám napomáhají služby a produkty našich dodavatelů. Toto vyžaduje od nás zpracování osobních údajů vlastníků podniků a jejich zaměstnanců.


Rozsah zpracovávaných údajů dodavatelů obsahuje: jméno a příjmení, e-mailovou adresu, telefonní číslo, místo podnikání, DIČ, číslo bankovního účtu, registrační údaje.

 

Údaje našich dodavatelů zpracováváme za účelem:

- Seznámení se s nabídkou dodavatele.

Uzavření smlouvy o spolupráci.

Komunikace v rámci vzájemné spolupráce.

Vedení účetnictví naši společnosti.

Splnění právních a regulačních požadavků.

 

Doba zpracování osobních údajů našich dodavatelů v závislosti na druhu dokladu činí:

- Údaje obsažené v nabídce po dobu 60 dnů.

Smlouvy po dobu platnosti a po ukončení spolupráce po dobu trvání nároků.

Finanční dokumenty po dobu 5 kalendářních let, s výjimkou případů, kdy jsou údaje nutné k provádění kontrolních činností, souvisejí s jiným zúčtovacím obdobím, jsou vyžadovány pro doložení případných nároků

 

Osobní údaje zaměstnanců spol. Grupa Topex Sp. z o.o. Sp.k.

Osobní údaje našich zaměstnanců zpracováváme v rozsahu stanoveném zákonem: jméno (jména) a příjmení, jména rodičů, datum narození, místo bydliště (korespondenční adresa), rodné číslo, DIČ, vzdělání, průběh dosavadního zaměstnání, jména a příjmení a data narození dětí zaměstnance, pokud sdělení těchto údajů je nezbytné vzhledem k využívání zaměstnancem zvláštních oprávnění stanovených v oblasti pracovního práva, podobizna, číslo bankovního účtu.tification number, NIP tax identification number, education, previous employment, first and last names and dates of birth of Employee's children if disclosure of such data is required by the Employee to exercise special rights provided for in the Labour Law, image, bank account number.

 

Údaje našich zaměstnanců zpracováváme za účelem:

- Splnění právních a regulačních povinností.

- Zajištění bezpečnosti v areálu naši společnosti.

- Za účelem zpřístupnění informačních systémů firmy.

- Evidence pracovní doby, která umožňuje správně určit mzdu zaměstnance a jiná plnění související s prací.

 

Doba zpracování osobních údajů se řídí právními předpisy a dobou trvání smlouvy se zaměstnancem a je následující:

- osobní složky po dobu 50 let, počínaje od data skončení pracovního poměru.

- Mzdová dokumentace po dobu 50 let, počínaje od data jejího vytvoření.

- Dokumenty zaměstnanců zaměstnaných na základě občanskoprávních smluv po dobu požadovaného přístupu k těmto informacím, vyplývající z právních předpisů (např. penzijní, důchodové, daňové), ale ne méně než 5 let.

- V případě vyjádření souhlasu zaměstnancem do doby jeho odvolání.

- Ochrana mobilních zařízení proti přístupu neoprávněných osob k údajům shromážděným v nich v případě jejich ztráty.

 

Údaje uchazečů o zaměstnání ve spol. Grupa Topex Sp. z o.o. Sp.k.

Při náboru nových zaměstnanců nebo přijetí žádosti o práci v naší společnosti zpracováváme osobní údaje uchazečů.

Uváděný rozsah osobních údajů je v souladu se zákonem nebo byl dobrovolně poskytnut uchazečem: jméno (jména) a příjmení, datum narození, místo bydliště (korespondenční adresa); vzdělání, průběh předchozích zaměstnání, e-mailová adresa, telefon, podobizna.

 

Tyto údaje zpracováváme za účelem náboru nových zaměstnanců pro naši firmu. Údaje zpracováváme v souladu se souhlasy vyjádřenými uchazeči:

- Po dobu vedení náboru na pozici uvedenou v inzerátu.

- Pro budoucí nábor na jiné pozice do okamžiku odvolání souhlasu subjektu údajů, ale ne déle než 12 měsíců od okamžiku podání žádosti uchazečem.

 

Osobní údaje bývalých zaměstnanců spol. Grupa Topex Sp. z o.o. Sp. k.

Vzhledem k právním požadavkům zpracováváme, a to v podobě archivu, také osobní údaje našich bývalých zaměstnanců.

Rozsah údajů a doba jejich zpracování je shodná s těmi, které byly zpracovávány během zaměstnání.

Ukládání těchto údajů používáme ke zdokumentování zaměstnanecké historie pro potřeby bývalých zaměstnanců a jako listinné důkazy v případě kontroly státních úřadů (např. SSZ, FÚ).

 

Práva subjektu údajů.

Subjekty údajů mají práva související s ochranou osobních údajů, umožňující:

- Získávání informací ohledně zpracovávaných osobních údajů.

- Přístup ke zpracovávaným osobním údajům.

- Úpravu nebo opravu veškerých neúplných nebo nepřesných informací, které jsou zpracovávány.

- Odstranění osobních údajů v odůvodněných případech nebo právo být zapomenut, smazání údajů, kdy již není oprávněný důvod pokračovat v jejich zpracování nebo byl odvolán souhlas.

- Přenositelnost údajů nebo získání údajů a jejich opětovné použití pro jiné účely a u jiného správce.

- Vznesení námitky proti zpracování osobních údajů, pokud neexistuje oprávněný důvod.

- Ochrana před automatickým rozhodováním a profilováním.

 

Kontakt v záležitostech souvisejících se zpracováním osobních údajů.

Otázky týkající se zpracování osobních údajů a práv subjektu údajů, které jím v této souvislosti přísluší, je možné získat od inspektora ochrany osobních údajů prostřednictvím e-mailové adres: iodo@grupatopex.com.

 

Svěření osobních údajů.

V rámci své činnosti spol. Grupa Topex Sp. z o.o. Sp. k. spolupracuje s externími dodavateli, kteří nám poskytují podporu při plnění úkolů nezbytných pro fungování společnosti. Můžeme tedy za tímto účelem svěřit osobní údaje externím subjektům - například: zaměstnanecký portál, údržba software, elektronická pošta, kurýrní služby, správa databází, zpracování plateb, dodavatelé komunikačních nástrojů, poskytovatelé informačních systémů (účetního, CRM, ERP, SFA, správa vozového parku), skartování dokumentů. V případě používání služeb externích dodavatelů jsou poskytovány pouze osobní údaje, které jsou nezbytné pro realizaci služby. Dodavatelé spol. Grupa Topex Sp. z o.o. Sp. k. jsou povinni zajistit přiměřenou úroveň ochrany údajů a splnit požadavky platných zákonů týkajících se ochrany osobních údajů. Externí poskytovatelé služeb jsou vázáni doložkou důvěrnosti a nemohou využívat svěřené osobní údaje k jiným účelům než ty, které určeny ve smlouvě s naší firmou.

 

Ujišťujeme vás, že osobní údaje nesdílíme se třetími stranami, s výjimkou případů, kdy jsme povinni tak učinit ze zákona, například na základě soudního rozhodnutí, a to za účelem zabránění podvodům nebo jiné trestné činnosti a na základě dobrovolného souhlasu subjektu údajů.

 

Prohlašujeme, že nepředáváme osobní údaje mimo Evropský hospodářský prostor.

 

Prohlašujeme, že naše automatické zpracování údajů jako součást námi sdílených a využívaných stránek a nástrojů, které jsou určeny k podpoře našich zákazníků (včetně profilování), nezpůsobuje vůči subjektům údajů žádné právní účinky a nemá výrazný vliv na jejich situaci.

 

Správa souborů cookies.

Pokud si uživatel nepřeje dostávat soubory cookies, může změnit nastavení prohlížeče. Upozorňujeme však, že zakázání souborů cookies, které jsou nezbytné pro postupy ověřování, bezpečnosti, zachování uživatelských předvoleb, může ztížit, a v extrémních případech zabránit využívání webových stránek.

 

Pro správu nastavení souborů cookies je třeba příslušně nakonfigurovat možnosti pro soubory cookies ve využívaném prohlížeči. Soubory cookies lze také vymazat ručně, a to vyčištěním historie prohlížených webových stránek v menu prohlížeče.

 

Autorská práva.

Veškeré fotografie, grafiky, texty, prezentace a jiné právem chráněné právní statky, jež jsou umístěny na našich webových stránkách a ve firemních materiálech, jsou chráněny autorským právem. Jakékoliv jejich kopírování, zpracování, úpravy a použití bez souhlasu majitele autorských práv je zakázáno. Veškerá označení produktů, která jsou prezentována na našich webových stránkách, jsou registrovanými ochrannými známkami, jejichž použití bez souhlasu oprávněných subjektů je zakázáno.

 

Piotr Potowski – předseda představenstva

 

Inez Kulpińska – člen představenst

 

Varšava, 24.05.2018